Wat gaat er mis?
In de foodsector werken mensen onder druk. De lijn moet draaien, de planning moet kloppen, de kwaliteit moet geborgd zijn. Iedereen is bezig met wat er op dat moment van hem of haar gevraagd wordt.
Maar op het moment dat iemand uitvalt, een andere functie krijgt of vertrekt, verdwijnt er meer dan een persoon. Er verdwijnt kennis. Kennis over hoe dingen echt werken, niet zoals ze op papier staan maar zoals ze in de praktijk gedaan worden.
“Hij wist altijd precies wat je moest doen als dat gebeurde.” “Zij had dat altijd scherp.”
Dit zijn geen tekenen van een slechte organisatie. Dit zijn tekenen van kennis die nooit is overgedragen, nooit is geborgd en nooit bewust is gedeeld.
Kennis delen is geen vanzelfsprekendheid
In veel organisaties wordt kennis onbewust als persoonlijk bezit gezien. Het is wat jou waardevol maakt. Wat jou onmisbaar maakt. Dat gevoel is begrijpelijk, maar het werkt averechts. Zowel voor de organisatie als voor de persoon zelf.
Want de medewerker die zijn kennis deelt, wordt niet minder waardevol. Die wordt zichtbaarder.
De vraag is of de organisatie dat ook zo ziet. Of kennis delen wordt gestimuleerd, erkend en gefaciliteerd. Of het een verwachting is die ook van leidinggevenden geldt, niet alleen van de werkvloer.
De operator weet wat er op de lijn speelt. De leidinggevende weet wat er die week moet. De kwaliteitsmedewerker weet waar de risico’s zitten. Als die drie hun kennis niet met elkaar delen, lost de volgende die binnenkomt het probleem opnieuw op. Van vooraf aan.
Niet iedereen deelt kennis op dezelfde manier. En dat is precies de bedoeling.
Een van de grootste valkuilen is dat organisaties kennis delen behandelen als een systeem. Een kennisbank, een handboek, een LMS. Dat zijn hulpmiddelen, geen oplossing.
Sommige mensen delen kennis het beste in een gesprek. Zet ze naast een nieuwkomer en ze leggen in een middag meer uit dan een procedure ooit kan beschrijven. Anderen schrijven liever dingen op. Geef ze daar de ruimte voor en je hebt iets wat blijft.
De fout die ik veel zie: een organisatie die één manier kiest en die voor iedereen invoert. Een verplichte training die niemand bijhoudt. Een systeem waar niemand in schrijft. Een overdrachtsmoment dat in de praktijk wordt overgeslagen omdat er geen tijd voor is.
Goed kennisbeheer betekent dat je weet hoe kennis in jouw organisatie het beste wordt overgedragen. Dat vraagt dat je kijkt naar mensen, niet naar systemen.
Het gaat niet om documentatie. Het gaat om overdracht.
Organisaties denken bij kennisborging al snel aan papier. Procedures, werkinstructies, handleidingen. Die zijn nuttig, maar ze zijn niet genoeg.
Een medewerker die een procedure leest, weet wat er moet gebeuren. Maar hij weet nog niet waarom het zo werkt, wat de uitzonderingen zijn en wat je doet als het anders loopt dan verwacht. Die kennis zit bij de mensen die het al jaren doen.
Kennis borgen begint niet met een document. Het begint met een gesprek. Met de vraag: wat weet jij dat de rest zou moeten weten?
Die vraag stellen is al een begin. En het antwoord is vaak verrassend veel.
Duidelijkheid over kennis is geen bureaucratie
Kennisdeling hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een paar eerlijke vragen zijn al een goed begin:
– Wat gebeurt er als jouw beste medewerker morgen niet meer beschikbaar is?
– Weten nieuwe collega’s waarom dingen gaan zoals ze gaan, of leren ze alleen wat ze moeten doen?
– Wordt kennis overdragen gezien als onderdeel van het werk, of als iets extra’s?
– Is er tijd en ruimte voor overdracht, of wordt dat altijd weggedrukt door de waan van de dag?
– Weet jij als leidinggevende welke kennis in jouw team kwetsbaar is?
Als je op een van deze vragen twijfelt, dan is daar werk te doen. Niet met een nieuw systeem, maar in een gesprek op de vloer.
Mijn overtuiging
Een organisatie leert niet vanzelf. Maar mensen wel, als je ze de ruimte geeft. Kennis die alleen in iemands hoofd zit is kwetsbaar. Kennis die gedeeld wordt, groeit. Die wordt aangevuld en verbeterd door de mensen die ermee werken.
Dat is hoe een organisatie naar een hoger niveau komt. Niet door een nieuw systeem in te voeren, maar door elke dag iets beter te begrijpen dan de dag ervoor.
Wil je hier samen naar kijken in jouw organisatie? Stuur mij dan een berichtje.
Kennis bouw je niet op met meer documentatie. Je bouwt het op met mensen die begrijpen wat ze doen, waarom ze het doen en die bereid zijn dat door te geven aan de volgende.
